Qualifizierung eingehender Leads
Jede Anfrage — Webformular, E-Mail, Portal — wird gelesen, qualifiziert und mit einer strukturierten Zusammenfassung an die richtige Beraterin oder den richtigen Berater weitergeleitet.
Unser Angebot
Ein Agent, zwei Bereiche: das Sortieren der Bewerbungen und Ihr Mieter-Back-Office.
Die Maschine bereitet vor — Sortieren, Bestätigungen, Nachfassungen, Entwürfe, Shortlist. Ihre Bewirtschafter geben frei. Nichts geht raus ohne ihren Klick, und Ihre Daten bleiben in der Schweiz.
In 7 Tagen geliefert · Garantie 8 von 10 Dossiers, oder Geld zurück.
Bereich 1 — Das Sortieren der Bewerbungen
Der ganze Loop, nicht die Hälfte.
Das Sortieren zu automatisieren, aber die Nachfassungen und Absagen von Hand zu lassen, heisst, die Arbeit zu verschieben, nicht sie abzunehmen. Der Agent deckt alle fünf Schritte ab — und Ihr Bewirtschafter behält bei jedem die Hand.
Schritt 1
Sortieren und Priorisieren
Jedes eingehende Dossier wird gelesen und nach objektiven, auditierbaren Kriterien bewertet — Mietbelastungsquote, Vollständigkeit, Betreibungsregisterauszug. Nie nach Name, Nationalität, Alter oder Zivilstand.
Schritt 2
Eingangsbestätigung
Der Bewerber hat noch am selben Tag eine Antwort. Ihre Verwaltung wirkt reaktionsschnell — weil sie es ist.
Schritt 3
Nachfassen fehlender Unterlagen
Der Agent erkennt, was jedem Dossier fehlt, und bereitet die Nachfassung vor. Schluss mit unvollständigen Dossiers, die liegen bleiben.
Schritt 4
Höfliche Absageentwürfe
Die Absageschreiben werden vorbereitet, bereit zur Freigabe. Keines geht raus ohne den Klick Ihres Bewirtschafters.
Schritt 5
Shortlist an den Eigentümer
Die besten Dossiers, zusammengefasst und dokumentiert, an den Eigentümer übermittelt. Das Mandat kommt voran.
Den Agenten live sortieren sehen → Die Demo läuft in Ihrem Browser, mit fiktiven Dossiers. Alle Demos →
Die endgültige Entscheidung bleibt bei jedem Schritt menschlich (Art. 21 revDSG): Der Agent schlägt vor, Ihr Bewirtschafter prüft und entscheidet. Details in der FAQ und auf der Seite Sicherheit.
Bereich 2 — Ihr Mieter-Back-Office
Der Alltag, der nicht auf die nächste Neuvermietung wartet.
Mangelnde Reaktionsschnelligkeit ist der Vorwurf Nummer eins an Verwaltungen. Derselbe Agent, dieselbe Aufsicht — angewendet auf den täglichen Fluss.
Mieteranfragen
Jede Anfrage wird gelesen, kategorisiert, priorisiert — mit einem Antwortentwurf, bereit zur Freigabe.
Nachfassungen und Nachverfolgung
Fehlende Unterlagen, ausstehende Antworten, Fristen — der Agent bereitet die Nachfassungen zum richtigen Zeitpunkt vor.
Wiederkehrende Korrespondenz
Bestätigungen, Empfangsbestätigungen, Standard-Nachverfolgungen — als Entwurf generiert, nach Freigabe versandt.
Was Sie erhalten
Alles inbegriffen. Nichts zusätzlich zu kaufen.
- Der Sortier-Agent, alle fünf Schritte — das Äquivalent eines Teilzeitpensums fürs Sortieren: ~CHF 35'000/Jahr.
- Das Mieter-Back-Office, beim Start inbegriffen — normalerweise separat verrechnet.
- Die Folgenabschätzung (DSFA, Art. 22 revDSG), bei jeder Einführung ausgehändigt — beim Compliance-Berater: CHF 3'000–6'000.
- Probelauf + Ablauf für den Rückgang — nichts geht raus vor Ihrer Freigabe.
- Audit-Protokoll + dokumentierte Workflows, die Ihnen gehören — kein Lock-in: Der Betrieb ist ohne uns übernehmbar.
- Das kostenlose Audit mit schriftlicher Schätzung — gehört Ihnen, ob Sie mit uns arbeiten oder nicht.
Preis
Einrichtung ab CHF 2'900, in 7 Tagen geliefert — danach ein fixes Monatsabo ab CHF 690.
Das Abonnement wird im Voraus angekündigt und ist monatlich kündbar — keine Überraschungsrechnung. Es deckt die laufende Überwachung, die Compliance (Datenschutz-Folgenabschätzung inbegriffen) und die Infrastrukturkosten ab. Keine Software-Lizenz, keine versteckten Gebühren. Die genaue Zahl, schriftlich, beim kostenlosen Audit — vor jeder Verpflichtung.
Und das Budget existiert bereits: Die Mietersuche wird dem Eigentümer verrechnet (Sonderhonorar). Fidenix senkt die Produktionskosten dieser Leistung — nicht Ihre Marge.
Bei den üblichen Volumen einer Verwaltung amortisiert sich die Einrichtung in weniger als einem Monat — prüfen Sie es mit Ihren Zahlen im Rechner.
Doppelte Garantie
Nach 30 Tagen: Wenn der Agent nicht mindestens 8 von 10 Testdossiers korrekt bearbeitet, wird die Einrichtung vollständig erstattet. Nach 60 Tagen: nicht überzeugt? Sie hören auf — und Sie erhalten Ihr Geld zurück.
Ein messbarer Test, ohne Graubereich — dann zwei Monate, um an Ihren echten Dossiers zu urteilen. Das Risiko liegt bei uns, nicht bei Ihnen.
Arbeitsrahmen
Ein gemeinsam definierter Umfang, keine Blackbox.
Jeder Auftrag beginnt mit einem Audit, baut auf einem vertraglich festgelegten Umfang auf und wird mit menschlicher Freigabe bei jedem Schritt umgesetzt. Immer inbegriffen:
- Audit Ihrer bestehenden Prozesse inbegriffen
- Vor jeder Entwicklung vertraglich festgelegter Zugriffsumfang
- Obligatorischer Probelauf vor der Inbetriebnahme
- Einsehbares und exportierbares Audit-Protokoll
- Vorab definierter Ablauf für den Rückgang zum vorherigen Zustand
- Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei jeder Einführung ausgehändigt
Und danach
Neun Erweiterungen, dieselbe Doktrin.
Sobald der Agent im Einsatz und das Vertrauen aufgebaut ist, weitet sich derselbe Rahmen — menschliche Freigabe, Audit-Protokoll, vertraglich festgelegter Umfang — auf den Rest Ihres Back-Office aus. Auf schriftliche Offerte beziffert, vor jeder Verpflichtung.
E-Mail-Triage und -Antworten
Der Agent liest, kategorisiert und generiert kontextangepasste Antwortentwürfe. Ihre Mitarbeitenden geben mit einem Klick frei.
Dokumentenextraktion
Verträge, Quittungen, Bescheinigungen — der Agent extrahiert die Schlüsselfelder und indexiert sie in Ihrem CRM. Keine manuelle Eingabe bei Standarddokumenten.
CRM-Aktualisierungen
Kontaktdatensätze, Mandate, Status — aktualisiert auf Basis von E-Mails, Formularen und Dokumenten. Jede Mutation wird protokolliert.
Mieterkommunikation
Erinnerungen, Bestätigungen, Nachfassungen — nach definierten und validierten Regeln zum richtigen Zeitpunkt generiert und versandt.
Terminvereinbarung
Koordination der Verfügbarkeiten, Einladungen, Bestätigungen. Integration mit Ihrem bestehenden Kalender.
Wöchentliche Berichte
Leads, Konversionen, Mandatsstatus, E-Mail-Volumen — automatisch im Format Ihrer Wahl konsolidiert.
Aufgabenrouting
Jede Aufgabe wird analysiert und nach transparenten, anpassbaren Regeln der richtigen Mitarbeiterin oder dem richtigen Mitarbeiter zugewiesen.
Datendeduplizierung
Doppelte Kontakte, Mandate, Adressen — erkannt, gemeldet, nach validierten Regeln zusammengeführt. Keine Löschung ohne Bestätigung.
Detaillierte Beispiele
Konkrete Beispiele, keine Versprechen.
Zielwerte, basierend auf öffentlichen Benchmarks und unseren Audits — noch nicht auf Kundeneinsätzen. Verfeinert im kostenlosen Audit; sie variieren je nach monatlichem Volumen, Datenqualität und vorhandenem Stack.
Beispiel 01
Automatische Qualifizierung eingehender Leads
Beispiel 01
Automatische Qualifizierung eingehender Leads
Täglich erhält eine mittelgrosse Verwaltung 20 bis 50 Anfragen — E-Mail, Portal, Webformular. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter muss sie einzeln lesen, ihre Ernsthaftigkeit beurteilen, sie im CRM erfassen und an die richtige Beratung weiterleiten. Dieser Prozess dauert zwischen 2 und 3 Stunden pro Tag.
Vorher
E-Mail eingegangen → Mitarbeitende liest sie → kopiert die Informationen ins CRM → beurteilt die Relevanz → leitet an das Team weiter. Keine Struktur, Risiko des Vergessens, je nach Auslastung schwankende Bearbeitungszeit.
Nachher
Der Agent liest die E-Mail, extrahiert die Schlüsselinformationen (gewünschtes Objekt, Budget, Verfügbarkeit), erstellt oder aktualisiert den CRM-Datensatz, generiert eine Zusammenfassung und leitet sie mit einem Antwortvorschlag an die zuständige Beratung weiter. Die Mitarbeitenden bestätigen mit einem Klick.
~2h / Tag
Zielwert Zeitersparnis
94%
Zielwert Extraktion
< 2 Min.
Zielwert Bearbeitungszeit
Autorisierungsmodell
Lesezugriff auf das gemeinsame E-Mail-Postfach. CRM-Schreibzugriff beschränkt auf neue oder unvollständige Kontaktdatensätze. Keine Löschung. Jede Erstellung protokolliert.
Beispiel 02
E-Mail-Triage und -Antworten
Beispiel 02
E-Mail-Triage und -Antworten
Die E-Mail-Postfächer der Verwaltungen sind heterogen: Besichtigungsanfragen, Reklamationen, Dokumente, Mahnungen, Informationen. Das Sortieren und Beantworten beansprucht einen erheblichen Teil der Arbeitszeit der Mitarbeitenden, oft auf sich wiederholende Weise.
Vorher
Jede E-Mail wird einzeln gelesen, gedanklich kategorisiert und dann bearbeitet. Die Antworten werden von Grund auf oder auf Basis nicht standardisierter Vorlagen verfasst. Dringende E-Mails können im Volumen untergehen.
Nachher
Der Agent kategorisiert jede E-Mail (Besichtigung, Reklamation, Dokument, Sonstiges), weist eine Prioritätsstufe zu, generiert einen passenden Antwortentwurf und stellt ihn in die Freigabewarteschlange. Die Mitarbeitenden sehen eine sortierte Liste mit vorformulierten Entwürfen.
1–2h / Tag
Zielwert Zeitersparnis
~91%
Zielwert korrekte Kategorisierung
>80%
Zielwert akzeptierte Entwürfe
Autorisierungsmodell
Lesezugriff auf das E-Mail-Postfach. Schreibzugriff beschränkt auf Entwürfe (Drafts). Kein Versand ohne ausdrückliche Freigabe. Abgelehnte Entwürfe werden zur Prüfung archiviert.
Beispiel 03
Extraktion und Indexierung von Dokumenten
Beispiel 03
Extraktion und Indexierung von Dokumenten
Die Verwaltungen erhalten und erstellen Dutzende von Dokumenten pro Woche: Mietverträge, Quittungen, Versicherungsbescheinigungen, Lohnabrechnungen, Übergabeprotokolle. Ihre manuelle Indexierung ist langsam, unvollständig und fehleranfällig.
Vorher
Dokument eingegangen → von Hand im Verzeichnis oder CRM erfasst → Schlüsselinformationen manuell eingegeben → in der Akte des Mieters oder des Objekts abgelegt. Anfällig für Versäumnisse und uneinheitliche Benennung.
Nachher
Der Agent liest das Dokument (PDF oder Bild), extrahiert die Schlüsselfelder (Name, Datum, Betrag, Objekt, Typ), schlägt eine Ablage und eine CRM-Aktualisierung vor und wartet auf die Validierung, bevor er etwas schreibt. Die Mitarbeitenden bestätigen oder korrigieren.
0
Zielwert manuelle Eingabe
~96%
Zielwert Extraktion
12+
Unterstützte Typen
Autorisierungsmodell
Lesezugriff auf das Verzeichnis eingehender Dokumente. CRM-Schreibzugriff beschränkt auf Dokumentenfelder. Jeder Schreibvorgang an eine menschliche Freigabe gebunden. Vollständige Logs.
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Finden wir kein messbares Potenzial, sagen wir es.
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Wir richten nur eine Verwaltung pro Monat ein — die Betreuung ist handwerklich, nicht industriell.