Notre offre

Un agent, deux volets : le tri des candidatures, et votre back-office locataires.

La machine prépare — tri, accusés, relances, brouillons, shortlist. Vos gérants valident. Rien ne part sans leur clic, et vos données restent en Suisse.

Livré en 7 jours · Garantie 8 dossiers sur 10, ou remboursé.

Volet 1 — Le tri des candidatures

Le loop complet, pas la moitié.

Automatiser le tri mais garder les relances et les refus à la main : c'est déplacer le travail, pas le retirer. L'agent couvre les cinq étapes — et votre gérant garde la main sur chacune.

Étape 1

Tri et hiérarchisation

Chaque dossier entrant est lu et évalué sur des critères objectifs et auditables — taux d'effort, complétude, extrait de poursuites. Jamais sur le nom, la nationalité, l'âge ou l'état civil.

Étape 2

Accusé de réception

Le candidat a une réponse le jour même. Votre régie passe pour réactive — parce qu'elle l'est.

Étape 3

Relances des pièces manquantes

L'agent identifie ce qui manque à chaque dossier et prépare la relance. Fini les dossiers incomplets qui traînent.

Étape 4

Brouillons de refus courtois

Les lettres de refus sont préparées, prêtes à valider. Aucune ne part sans le clic de votre gérant.

Étape 5

Shortlist au propriétaire

Les meilleurs dossiers, résumés et documentés, transmis au propriétaire. Le mandat avance.

Voir l'agent trier en direct → La démo tourne dans votre navigateur, sur des dossiers fictifs. Toutes les démos →

La décision finale reste humaine à chaque étape (art. 21 nLPD) : l'agent propose, votre gérant examine et tranche. Détails dans la FAQ et sur la page sécurité.

Volet 2 — Votre back-office locataires

Le quotidien qui n'attend pas la prochaine mise en location.

Le manque de réactivité est le reproche numéro un fait aux régies. Le même agent, la même supervision — appliqués au flux quotidien.

Demandes locataires

Chaque demande est lue, catégorisée, priorisée — avec un brouillon de réponse prêt à valider.

Relances et suivis

Pièces manquantes, réponses en attente, échéances — l'agent prépare les relances au bon moment.

Courrier répétitif

Confirmations, accusés, suivis standards — générés en brouillon, envoyés après validation.

Ce que vous recevez

Tout est compris. Rien à acheter en plus.

L'agent de tri, les cinq étapes — l'équivalent d'un mi-temps de tri : ~CHF 35'000/an.
Le back-office locataires, inclus au démarrage — normalement facturé séparément.
L'analyse d'impact (AIPD, art. 22 nLPD), remise à chaque déploiement — en cabinet de conformité : CHF 3'000–6'000.
Essai à blanc + plan de retour arrière — rien ne part avant votre validation.
Journal d'audit + workflows documentés qui vous appartiennent — zéro lock-in : l'opération est reprenable sans nous.
L'audit gratuit avec estimation écrite — à vous, que vous travailliez avec nous ou non.

Prix

Installation dès CHF 2'900, livrée en 7 jours — puis un abonnement mensuel fixe dès CHF 690.

L'abonnement est annoncé à l'avance et résiliable mensuellement — pas de facture à la surprise. Il couvre la supervision continue, la conformité (analyse d'impact incluse) et les coûts d'infrastructure. Pas de licence logicielle, pas de frais cachés. Le chiffre exact, par écrit, lors de l'audit gratuit — avant tout engagement.

Et le budget existe déjà : la recherche de locataire se facture au propriétaire (honoraires spéciaux). Fidenix réduit le coût de production de cette prestation — pas votre marge.

Aux volumes typiques d'une régie, l'installation s'amortit en moins d'un mois — vérifiez avec vos chiffres sur la calculatrice.

Garantie double

À 30 jours : si l'agent ne traite pas correctement au moins 8 dossiers de test sur 10, l'installation est intégralement remboursée. À 60 jours : pas convaincu ? Vous arrêtez — et vous êtes remboursé.

Un test mesurable, sans zone grise — puis deux mois pour juger sur vos vrais dossiers. Le risque est chez nous, pas chez vous.

Cadre de travail

Un périmètre défini ensemble, pas une boîte noire.

Chaque mission commence par un audit, se construit sur un périmètre contractualisé, et se déploie avec validation humaine à chaque étape. Toujours inclus :

Audit de vos processus existants inclus
Périmètre d'accès défini par contrat avant tout développement
Essai à blanc obligatoire avant mise en production
Journal d'audit consultable et exportable
Plan de retour arrière défini à l'avance
Analyse d'impact protection des données (AIPD) remise à chaque déploiement

Et ensuite

Neuf extensions, même doctrine.

Une fois l'agent en place et la confiance établie, le même cadre — validation humaine, journal d'audit, périmètre contractualisé — s'étend au reste de votre back-office. Chiffrées sur devis écrit, avant tout engagement.

Qualification des leads entrants

Chaque demande — formulaire web, email, portail — est lue, qualifiée et transmise au bon conseiller avec un résumé structuré.

Triage et réponses email

L'agent lit, catégorise et génère des brouillons de réponse adaptés au contexte. Votre collaborateur approuve en un clic.

Extraction de documents

Contrats, quittances, attestations — l'agent extrait les champs clés et indexe dans votre CRM. Zéro saisie manuelle sur les documents standards.

Mises à jour CRM

Fiches contacts, mandats, statuts — mis à jour à partir des emails, formulaires et documents. Toute mutation journalisée.

Communication locataires

Rappels, confirmations, suivis — générés et envoyés au bon moment selon des règles définies et validées.

Prise de rendez-vous

Coordination des disponibilités, invitations, confirmations. Intégration avec votre agenda existant.

Rapports hebdomadaires

Leads, conversions, statuts des mandats, volume d'emails — consolidés automatiquement au format de votre choix.

Routage de tâches

Chaque tâche analysée et assignée au bon collaborateur selon des règles transparentes et modifiables.

Déduplication de données

Doublons de contacts, mandats, adresses — détectés, signalés, fusionnés selon des règles validées. Aucune suppression sans confirmation.

Exemples détaillés

Des exemples concrets, pas des promesses.

Chiffres cibles, basés sur des benchmarks publics et nos audits — pas encore sur des déploiements clients. Affinés lors de l'audit gratuit ; ils varient selon le volume mensuel, la qualité des données et le stack en place.

Exemple 01

Qualification automatique des leads entrants

Chaque jour, une régie de taille moyenne reçoit 20 à 50 demandes de renseignements — email, portail, formulaire web. Un collaborateur doit les lire une par une, évaluer leur sérieux, les enregistrer dans le CRM et les transmettre au bon conseiller. Ce processus prend entre 2 et 3 heures par jour.

Avant

Email reçu → collaborateur le lit → copie les informations dans le CRM → évalue la pertinence → transfère à l'équipe. Aucune structure, risque d'oubli, temps de traitement variable selon la charge.

Après

L'agent lit l'email, extrait les informations clés (bien souhaité, budget, disponibilité), crée ou met à jour la fiche CRM, génère un résumé et transmet au conseiller compétent avec une proposition de réponse. Le collaborateur valide en un clic.

~2h / jour

Objectif temps gagné

94%

Objectif extraction

< 2 min

Objectif délai de traitement

Modèle d'autorisation

Accès en lecture à la boîte email partagée. Écriture CRM limitée aux fiches contacts nouvelles ou incomplètes. Aucune suppression. Chaque création journalisée.

Exemple 02

Triage et réponses email

Les boîtes email des régies sont hétérogènes: demandes de visite, réclamations, documents, relances, informations. Trier et répondre mobilise une part importante du temps des collaborateurs, souvent de manière répétitive.

Avant

Chaque email est lu individuellement, catégorisé mentalement, puis traité. Les réponses sont rédigées de zéro ou à partir de modèles non standardisés. Les emails urgents peuvent être noyés dans le volume.

Après

L'agent catégorise chaque email (visite, réclamation, document, autre), attribue un niveau de priorité, génère un brouillon de réponse adapté et le place en file d'approbation. Le collaborateur voit une liste triée avec brouillons pré-rédigés.

1–2h / jour

Objectif temps gagné

~91%

Objectif catég. correcte

>80%

Objectif brouillons acceptés

Modèle d'autorisation

Accès en lecture à la boîte email. Écriture limitée aux brouillons. Aucun envoi sans approbation explicite. Les brouillons refusés sont archivés pour audit.

Exemple 03

Extraction et indexation de documents

Les régies reçoivent et génèrent des dizaines de documents par semaine: contrats de bail, quittances, attestations d'assurance, bulletins de salaire, états des lieux. Leur indexation manuelle est lente, incomplète et source d'erreurs.

Avant

Document reçu → enregistré à la main dans le répertoire ou le CRM → informations clés saisies manuellement → classé dans le dossier du locataire ou du bien. Sujet aux oublis et aux incohérences de nommage.

Après

L'agent lit le document (PDF ou image), extrait les champs clés (nom, date, montant, bien, type), propose un classement et une mise à jour CRM, puis attend validation avant d'écrire quoi que ce soit. Le collaborateur confirme ou corrige.

Objectif saisie manuelle

~96%

Objectif extraction

12+

Types supportés

Modèle d'autorisation

Accès en lecture au répertoire de documents entrants. Écriture CRM limitée aux champs documentaires. Toute écriture conditionnée à une approbation humaine. Journal complet.

Pas sûr de votre besoin ?

L'audit gratuit de 30 minutes identifie les processus à plus fort potentiel dans votre régie — sans engagement.

Si nous ne trouvons pas un potentiel mesurable, nous le disons.

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30 min · Vous repartez avec le chiffrage écrit de vos heures perdues · Rien à préparer

Nous n'installons qu'une régie par mois — la supervision est artisanale, pas industrielle.